Fungsi dan Tugas Berdasarkan Struktur Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Mukomuko (berdasarkan Peraturan Bupati Mukomuko Nomor 38 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Mukomuko

 

I.          Tugas dan fungsi Kepala Dinas Kearsipan  dan Perpustakaan  Kabupaten Mukomuko

1.     Kepala Dinas

Tugas dan Fungsi

a.     Merumuskan Program kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah sebagai bagian dan penjabaran lebih lanjut dari perencanaan strategis (Renstra) pemerintah Kabupaten agar dapat digunakan sebagai acuan kerja dalam rangka mewujudkan visi dan misi organisasi;

b.     Mengkoordinasikan dengan lembaga lain, konsultasi kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah, minta masukan dari pejabat di bawahnya guna mendapat bahan penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawabnya;

c.     Membina Penyelenggaraan kegiatan di bidang akuisisi dan pengelolaan arsip, pengembangan pustaka dan minat baca, serta pelayanan perpustakaan sesuai dengan kebijakan Bupati dan ketentuan yang berlaku guna mendukung penyelenggaraan Pemerintah Daerah

d.     Melaporkan pelaksanaan tugas Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah baik secara lisan maupun tertulis kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah;

e.     Menyampaikan usul dan saran kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah secara lisan/tertulis sesuai dengan bidang tugasnya agar dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam penyelesaian suatu masalah

f.      Memeriksa hasil kerja bawahan melalui pemantauan pelaksanaan kerja agar diketahui tingkat pemahaman dan kedisiplinannya

g.     Menjabarkan kebijakan Bupati baik berupa disposisi, petunjuk lisan maupun tertulis secara rinci dan jelas guna dilakukan tindak lanjut penyelesaiannya

h.     Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai dengan bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya

i.      Menilai prestasi kerja bawahan melalui mekanisme penilaian yang berlaku sebagai cerminan penampilan kinerjanya

j.      Mengkoordinasikan pengelolaan administrasi umum meliputi penyusunan program ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, kehumasan, kepustakaan dan kearsipan dengan bawahan

k.     Dan melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tertulis

 

2.     Sekretaris

Tugas dan Fungsi

a.     Merencanakan Operasional Penyelenggaraan  perencanaan, pelaksanaan,  pengendalian  evaluasi  dan pelaporan kegiatan  secretariat.

b.     Mendistribusikan tugas dalam pengumpulan data, informasi, permasalahan, peraturan perundang-undangan dan kebijakan teknis yang berkaitan  dengan urusan umum, kepegawaian dan bina program.

c.     Memberi petunjuk penyelenggaraan  pengelolaan  dan pelayanan Administrasi penatausahaan  serta pembinaan  organisasi  dan ketatalaksanaan Dinas

d.     Memberi petunjuk upaya pemecahan  masalah yang berkaitan  dengan  urusan umum, kepegawaian, Perencanaan dan keuangan

e.     Menyelia penyelenggaraan Kebijakan, Bimbingan  dan Pembinaan serta  Petunjuk teknis  yang berkaitan  dengan urusan umum, kepegawaian, perencanaan dan keuangan

f.      Mengevaluasi pelaksanaan urusan Rumah tangga, perlengkapan dan  meneliti  kebutuhan barang  iventaris  dinas serta  mengadakan  pengawasan  terhadap  aset Dinas Kearsipan dan perpustakaan daerah

g.     Mengkoordinasikan  perencanaan  pelaksanaan , pengendalian  evaluasi  dan pelaporan kegiatan Dinas dengan atasan

h.     Mengkoordinasikan  upaya pemecahan  masalah Dinas dengan atasan

i.      Mendelegasikan  tugas  dan wewenang  kepada  bawahan  agar pelaksanaan  tugas dapat  berjalan lancar

j.      Menilai  hasil kerja  bawahan  dengan lancar memonitor  dan mengevaluasi  hasil kerjanya  untuk bahan  pertimbangan  pengembangan Karir

k.     Melaksanakn  tugas lain  yang diberikan atasan

(1)   Sekretariat, terdiri dari:

a.  Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan;

b.  Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

 

1.1.   Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan melaksanakan tugas dan              fungsi :

a.    Merencanakan Kegiatan  Pelaksanaan, mengendalikan mengevaluasi  dan melaporkan  Kegiatan Sub  Bagian Perencanaan dan Keuangan.

b.    Membagi tugas dalam mengumpulkan, mengolah data dan informasi, menginventarisasi kan  permasalahan  serta melaksanakan  pemecahan  permasalahan  yang berkaitan  dengan urusan Perencanaan  program dan Keuangan.

c.    Membimbing dalam Menghimpun  dan menyusun  bahan – bahan perencanaan  Program  jangka pendek, jangka menengah  dan jangka panjang Dinas  Kearsipan dan Perpustakaan.

d.    Memeriksa pengumpulan, mengolah  dan menyajikan  data, informasi  program pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan.

e.    Melaporkan penyelenggaraan  memonitoring , evaluasi  dan penyusunan  laporan  Program Dinas  Kearsipan dan Perpustakaan keatasan.

f.     Memeriksa penyiapan bahan kebijakan, bimbingan  dan pembinaan  serta petunjuk  teknis yang berkaitan  dengan urusan  Keuangan.

g.    Membimbing Penyusunan Rancangan Rencana Kerja Anggaran (RKA) Organisasi Perangkat Daerah (OPD)

h.   Membimbing Menyusun Dokumen  Pelaksanaan  Anggaran  (DPA) Organisasi Perangkat Daerah (OPD)

i.     Memeriksa dan Meneliti kelengkapan  SPP-LS Pengadaan  barang dan jasa  yang disampaikan  oleh bendahara  Pengeluaran  dan diketahui / Disetujui  oleh PPTK.

j.     Memeriksa dan Meneliti Kelengkapan SPP-UP, SPP-GU, SPP TU, dan SPP-LS gaji dan tunjangan  PNS serta penghasilan  lainnya  sesuai dengan  perauran perundang – undangan  yang diajukan  oleh bendahara Pengeluaran.

k.    Memeriksa dan Meneliti Kelengkapan SPM yang diajukan

l.     Memeriksa Penyiapan dan menertibkan  SPM

m.  Memeriksa pembuatan Registrasi  SPM dan SP2D

n.   Mengevaluasi Pelaksanaan urusan Keuangan

o.    Mengevaluasi penyelengaraan administrasi penggajian Organisasi Perangkat Daerah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah

p.    Mendelegasikan  Tugas Dan Wewenang Kepada Bawahan Agar pelaksanaan  tugas dapat berjalan lancar

q.    Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan  memonitor  dan mengevaluasi  hasil kerjanya  untuk bahan pertimbangan  pengembangan Karir

r.    Melaksanakan  tugas lain  yang diberikan atasan

 

1.2.   Sub Bagian Sub Bagian Umum dan Kepegawaian fungsi :

a.    Merencanakan kegiatan untuk pelaksanaan, mengendalikan mengevaluasi  dan melaporkan  kegiatan  Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

b.    Membagi tugas dalam Mengumpulkan, mengolah data dan Informasi, menginventarisisasi permasalahan serta  melaksanakan  pemecahan  permasalahan yang  berkaitan  dengan urusan umum dan kepegawaian

c.    Membimbing dalam Menyiapkan bahan  Kebijakan, pembinaan  serta petunjuk teknis  yang berkaitan  dengan urusan Umum dan Kepegawaian

d.    Membimbing dalam Melaksanakan kegiatan pelayanan naskah dinas, kearsipan, pengetikan, pengadaan dan pendistribusian

e.    Membagi tugas Memberikan pelayanan penerimaan tamu, kehumasan, protokoler, dan pelaksanaan keamanan kantor  serta pelayanan  tentang masalah umum dan kepegawaian lainnya

f.     Memeriksa keperluan  dan kebutuhan serta  perawatan  ruang kerja, ruang rapat / pertemuan, kendaraan Dinas , telepon  dan sarana dan prasarana  kantor

g.    Melaporkan analisa  kebutuhan pemeliharaan  gedung dan sarana  prasarana kantor  dan gedung keatasan

h.   Memeriksa Pelaksanaan Inventarisasi barang, pendistribusian, penyimpanan  perawatan  dan usulan  penghapusan  sarana prasana  kantor

i.     Menilai hasil  kerja bawahan  dengan jalan memonitor   dan mengevaluasi  hasil kerjanya  untuk bahan  pertimbangan  pengembangan Karir

j.     Membimbing dalam menyiapkan bahan rancangan usulan kebutuhan dan penempatan pegawai pada dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah.

k.    Mengevaluasi dalam menyiapkan bahan Rancangan usulan pemindahan/mutasi pegawai.

l.     Memeriksa pelaksanaan administrasi kepegawaian dalam hal pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan pengusulan pensiun pegawai

m.  Membimbing Pembuatan Form DP3 seluruh pegawai di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah dan diberikan kepada masing-masing pejabat eselon untuk dilakukan penilaian terhadap pegawai yang bersangkutan.

n.   Memeriksa penyusunan dan menyiapkan laporan DUK.

o.    Membimbing dalam menyusun Agenda Rapat.

p.    Melaporkan rekapan absen tentang kehadiran, kedisiplinan pegawaian, dan tindakan serta pembinaan pegawai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah

q.    Melaksanakan  tugas lain  yang diberikan atasan

 

II.       Kepala Bidang Pengelolaan dan Pembinaan Arsip

 

a.    Merencanakan penyusunan program kerja bidang pengelolaan dan pembinaan Arsip.;

b.     Mendistribusikan tugas urusan pemerintah di bidang pengolahan Arsip in Aktif dan pengelolaan Arsip Statis.;

c.     Memberi petunjuk kepada bawahan dalam melaksanakan penyimpanan Arsip, mempersiapkan dan melaksanakan akuisisi arsip.;

d.     Memberi petunjuk dalam pembinaan pengembangan kearsipan dilingkungan pemerintah daerah.;

e.     Memberi petunjuk dalam menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, pembinaan SDM dibidang kearsipan;

f.      Menyelia pembinaan teknis kearsipan di instansi/ lembaga pemerintah dan swasta dalam wilayah kabupaten Mukomuko.;

g.     Memberi petunjuk kepada  jabatan fungsional Arsiparis dalam melaksanakan tugas;

h.     Mengevaluasi tugas bawahan;

i.      Melaporkan hasil pekerjaan bidang kepada atasan.;

j.      Melaksanakan Tugas lain yang diberikan atasan

 

(1)   Bidang Kepala Bidang Pengelolaan dan Pembinaan Arsip, terdiri dari:

a.     Seksi Pengolahan Arsip in Aktif;

b.     Seksi Pengelolaan Arsip Statis;

c.     Seksi Pembinaan Kearsipan .

 

2.1.   Seksi Pengolahan Arsip in Aktif

Tugas dan Fungsi

a.     Merencanakan kegiatan dan program kerja seksi pengolahan Arsip in aktif.

b.     Memberikan bimbingan teknis dalam melaksanakan kegiatan pengolahan Arsip in aktif.

c.     Memeriksa kebijakan teknis pemindahan arsip aktif kepada arsip in aktif.

d.     Memeriksa arsip- arsip yang mempunyai nilai simpan pendek atau arsip – arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan simpan.

e.     Mengevaluasi daftar pemindahan arsip dari unit – unit pengelola ke pusat penyimpanan arsip.

f.      Membagi Tugas kepada bawahandan mengevaluasi kerjabawahan dibidang arsip in aktif.

g.     Mengevaluasi surat izin pemindahan arsip ke pusat penyimpanan.

h.     Mengevaluasi berita acara pemindahan arsip.

i.      Melaporkan tugas kepada Atasan

 

2.2.   Seksi Pengelolaan Arsip Statis

a.    Merencanakan kebijakan teknis pemindahan arsip dari pusat penyimpanan arsip kepada arsip daerah

b.    Mengevaluasi arsip – arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan pertanggung jawaban daerah.

c.    Membimbing pembuatan daftar pemindahan arsip dari pusat penyimpanan arsip kepada arsip daerah

d.    Memeriksa arsip- arsip yang akan dan membuat berita acara pemusnahannya.

e.    Membimbing bawahan dalam memberikan pelayanan prima bagi orang atau lembaga yang akan melihat dan mempelajari arsip.

f.     Membagi tugas dalam merawat arsip- arsip dengan sebaik-baiknya agar dapat dipergunakan selama mungkin

g.    Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang.

 

2.3.   Seksi Pembinaan Kearsipan

a.    Merencanakan Kegiatan Pembinaan sumber daya manusia ( SDM ) dan pembinaan semua jenis  Kearsipan.

b.    Membimbing pelaksanakan publikasi kearsipan melalui media cetak maupun elektronik dan media sosial.

c.    Memeriksa Semua bahan-bahan arsip yang ada agar tetap dalam kondisi baik agar sesuai dengan klasifikasi.

d.    Mengevaluasi Kegiatan Pembinaan sumber daya manusia ( SDM ) dan pembinaan semua jenis  Kearsipan.

e.    Melaporkan perkembangan kegiatan Pembinaan sumber daya manusia ( SDM ) dan pembinaan semua jenis  Kearsipan keatasan.

f.     Membimbing dalam melaksanakan kerjasama instansi/ OPD lain dan pelatihan teknis dibidang kearsipan.

g.    Menyusun laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan dibidang kearsipan.

h.   Melaksanakan tugas lain yang diberi atasan sesuai Tufoksi.

 

III.         Bidang Pengelolaan, Layanan, Pelestarian,  Pengembangan Perpustakaan dan Pembudadayaan Kegemaran Membaca

a.     Merencanakan operasional pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan kegiatan bidang Perpustakaan;

b.     Memberi petunjuk Pelaksanaan pengembangan koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan.

c.     Menyelia Pelaksanaan layanan, Otomasi, dan kerjasama pepustakaan meliputi layanan sirkulasi, rujukan, literature informasi, bimbingan pemustaka, promosi layanan dan pengolahan website jaringan perpustakaan serta kerjasama antar perpustakaan

d.     Mendistribusikan tugas pelestarian bahan perpustakaan meliputi konservasi melakukan pelestarian fisik bahan perpustakaan;.

e.     Mengevaluasi kegiatan pembinaan dan pengembangan perpustakaan meliputi pengembangan semua jenis perpustakaan serta evaluasi pengembangan perpustakaan;

f.      Memberi petunjuk Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan meliputi pendataan tenaga perpustakaan, bimbingan teknis, peningkatan kemampuan teknis kepustakawan serta evaluasi pembinaan tenaga perpustakaan;

g.     Mengevaluasi pelaksanaan pengembangan pembudayaan kegemaran membaca dan bimbingan teknis serta evaluasi kegemaran membaca.

h.     Melaporkan pencapaian kegiatan bidang perpustakaan

i.      Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan

 

3.1        Bidang Pengelolaan, Layanan, Pelestarian,  Pengembangan   Perpustakaan dan Pembudadayaan Kegemaran Membaca terdiri dari:

a.     Seksi bidang Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaaan Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan;

b.     Seksi bidang pelestarian bahan perpustakaan dan           Pengembangan pembudayaan kegemaran membaca;

c.     Seksi bidang Pengembangan Koleksi, Pengolahan Bahan Perpustakaaan, Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan.

 

3.1.a Seksi bidang Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaaan Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan;

a.     Merencanakan Kegiatan Penyelenggaraan layanan sirkulasi, layanan informasi, layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan pinjam antar perpustakaan Penyelenggraan layanan ekstensi (perpustakaan keliling)

b.     Membimbing Pelaksanaan Penyusunan statistic perpustakaan;

c.     Membagi tugas Pelaksanaan stok Opname dan penyiangan bahan perpustakaan (weeding)

d.     Membimbing Pelaksanaan promosi layanan berupa pembuatan brosur dan promosi di media cetak

e.     Membimbing pelaksanaan Pengelolaan dan pengembangan perangkat data dan pengembangan jaringan otomasi perpustakaan serta pengembangan website

f.      Mengevaluasi pelaaksanaan Inisiasi kerjasama Perpustakaan di Lingkungan Pemerintah Daerah, instansi Vertikal dan perpustakaan desa/ kelurahan

g.     Membagi tugas Pelaksanaan Pengelolaan dan penyusunan naskah perjanjian kerjasama  Perpustakaan di Lingkungan Pemerintah Daerah, instansi Vertikal dan perpustakaan desa/ kelurahan

h.     Membagi tugas pelaksanaan Pendataan tenaga perpustakaan dilingkungan kabupaten mukomuko

i.      Melaporkan Perkembangan Penyelenggaraan bidang Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaaan Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan

j.      Membimbing pelaksanaan Koordinasi pengembangan tenaga pustakawan keluar daerah

k.     Melaksnakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan jabatan

 

3.1.b Seksi bidang pelestarian bahan perpustakaan dan          Pengembangan pembudayaan kegemaran membaca

a.     Merencanakan untuk pelaksanaan Program kegiatan seksi pelestarian dan pengembangan pembudayaan kegemaran membaca;

b.     Membagi Tugas dalam Mengumpulkan, mengolah data dan informasi, menginventarisasi permasalahan serta melaksanakan pemecahan masalah yang berkaitan dengan urusan pelestarian dan pembudayaan kegemaran membaca;

c.     Membimbing dalam penyiapan bahan kebijakan, bimbingan dan pembinaan serta petunjuk teknis yang berkaitan dengan kegiatan pelestarian bahan perpustakaan dan pengembangan pembudayaan kegemaran membaca;

d.     Membimbing dalam pelaksanaan pengisian isi/ nilai informasi bahan perpustakaan dalam bentuk micro film maupun digital;

e.     Membagi tugas untuk pelaksanaan perawatan, pengawetan ( fumigasi) perbaikan dan pemeliharaan bahan-bahan perpustakaan;

f.      Memeriksa dalam Pelaksanaan perekaman, pencucian, penduplikasian bahan perpustakaan;

g.     Membagi tugas dan wewenang kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar;

h.     Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi hasil kerja untuk bahan pertimbangan perkembangan karir;

l.      Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan terkait tugas jabatan

 

3.1.c Seksi bidang Pengembangan Koleksi, Pengolahan Bahan Perpustakaaan, Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan

 

a.     Merencanakan untuk pelaksanaan Program kegiatan seksi pengembangan,pengolahan dan pembinaan perpustakaan;

b.     Membimbing dalam pengumpulan, mengolah data dan informasi, menginventarisasi permasalahan serta melaksanakan pemecahan permasalahan yang berkaitan dengan urusan pengembangan, Pengolahan dan pembinaan perpustakaan

c.     Memeriksa penyiapan bahan kebijakan, bimbingan dan pembinaan serta petunjuk teknis  yang berkaitan dengan urusan pengembangan dan pembinaan perpustakaan

d.     Mengevaluasi pengadaan, penerimaan, pengumpulan, pengelolaan dan penyimpanan bahan pustaka serta bimbingan semua jenis perpustakaan dan pemasyarakatan jabatan fungsional pustakawan

e.     Melaksanakan pengelolaan karya cetak  dan karya rekam sesui dengan ketentuan undang-undang yang berlaku;

f.      Melaksanakan penyusunan biografi daerah, katalog induk daerah bahan rujukan berupa indeks, biografi subjek, abstrak dan literature skunder lainnya;

g.     Melaksanakan penyuluhan dan bimbingan tentang pemanfaatan dan penggunaan perpustakaan, dokumentasi dan informasi;

h.     Melakukan repografi ( penggandaan bahan pustaka ) serta melaksankan inventarisasi dan registrasi bahan pustaka;

i.      Membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar;

j.      Menilai hasil kerja bawahan  dengan jalan memonitor dan mengevaluasi hasil kerjanya untuk bahan pertimbangan karir;

 

IV.      Kelompok Jabatan Fungsional

(1)      Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian kegiatan Dinas secara profesional sesuai dengan kebutuhan.

(2)      Kelompok Jabatan Fungsional dimaksud dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala

(3)      Dinas.

Tugas dan Fungsi